イベント運営リーダー

イベントの運営ポイント! 運営担当者が気を付けたい4つの注意点


イベント本番に何度もバタバタ。もうゴメンだ。そうならないためにもイベントの運営についてもきちんと考えたい。企画が良くても、たくさんお客さんが来てくれても、運営が良くないとお客さんは満足してくれません。

そのためにも準備はしっかりするべきだ。

 

イベント運営をスムーズにするポイント

 

1.イベント運営には欠かせない会場の下見

 

イベント運営には会場の下見がとっても大切。運営で大切なのは本番だけじゃない。下見から本番ははじまっていると考えよう。

下見のメジャー
・下見する時に持って持っていく物
カメラ、筆記用具とノート、メジャー(忘れがち)

・会場で入手したいもの
会場のパンフレット、会場図面、料金表、備品一覧な

 

下見ではいろいろな場所を見てまわるけど、特に大事なことを書いておこう。あんがい忘れがちだけど、大切なのが「電源の場所」「ごみ処分の方法」「飲食」この3つのポイントを押さえておけばちょっと安心だよ。

 

「電源の場所」

電源ブレーカーが落ちると大慌て、全部の電気製品が止まっちゃう。何を当たり前なことをと思うでしょ。でも、あなどっちゃいけないよ。

ブレーカーって、けっこうわかりにくい場所にあるので探すのが大変だし。みんながワーワー言ってくる。当日会場勝手に電気器具を持ってきて、コンセントに差しちゃう人が結構いてて困っちゃうだよね。ドライヤーとか、ポットが特に怖いんだ。2つも差すと一気に「ボン!」ですよ。気をつけてね。

ちょっと細かいけど、ドライヤーとかポットはだいたい1000Wくらいの電気を使っちゃう。コンセントは1500W。だから1個まで。ちなみに、こんなんでも1個(1500W)を2口に分けてるだけ。3000Wじゃないからね。コンセントの絵

「ごみの処分」

これも見おとしがち。お客さんが捨てるものも有るし、関係者が捨てるものも有るしね。できるだけ最初に分別して捨てられるように分けておこう。そうしないと、ゴミがぐちゃぐちゃになってしまう。後でいっかぁとか思ったらダメ。イベントが終わって疲れたときに、ゴミ袋を覗き込んで分別なんて嫌だよね。

私はイヤだった。下手すると何時間もかかったり、処分に何万円ものお金がかかったりすることも。そんなことにお金も時間も使いたくないからね。

「飲食について」

特に調理関係は要注意。焼いてきたクッキーやパンを販売するような簡易な食品販売であっても、保健所への事前申請が必要。

その場で焼いたり調理するような裸火や水回りが必要な内容は注意。もし会場側がOKを出しても保健所や消防署への各種申請や、衛生管理は主催者であるあなたの仕事だよ。食べ物の扱いを舐めてはいけません。食中毒や異物混入などが発生すると大変だからね。

 

2.イベント運営には本番のシミュレーションが欠かせない

ファミコンウォーズが出~たぞ! かあちゃんたちには内緒だぞ!
だいぶ古くて懐かしいゲームなんだけど、シミュレーションってジャンルなんだよね。。

 

 

運営をするにあたって一番大切なのは、事前にどれだけ「脳内練習」ができるかどうか。要はシミュレーションだ。

本番にどんなことが起こるのか、何が必要か、そんなことをいろいろ考えてみるのが大切だよね。あたり前なんだけど、きちんと考えておければイベント当日のトラブルは確実に減るんです。

イベント本番にはいろんなトラブルが発生する。機材の故障や、スタッフの遅刻とか、いろいろな細かいトラブル。まあ何かは起っちゃうんで、仕方がないと思って淡々と対応するしかない。だからといって行き当たりばったりはダメだからね。慣れるまではきちんと想定しておこう想定していると慣れてなくても楽に対応できるはずだから。

 

特に大事なポイント

お客さんが殺到すると予想できたら、ぜったいに「万全の体制」を整えよう。これが運営本番のキモ。

お客さんが殺到してから、あわてて列整理や整理券発行、入場制限とか。バタバタするのは効率が非常によくない。わたしもここにはめちゃくちゃ気を遣う。

そんなことが起こるのは、たいていが朝一番。スタートが一番大事なのに、準備不足でバタバタしてると他のことが何もできなくなっちゃうんだ。そうなってしまえば今までの苦労は水の泡。運営に携わるメンバーは全然楽しくないし、イベントが失敗だったとも言われかねない。だから、あらかじめ「きちんと」準備しておこう。

想定しうる状況をできるだけ多くシミュレーション。「想定外」なんて言葉は恥ずかしい。運営はすべてシミュレーションにかかっているんだ。

 

3.イベント運営中のリーダーはフリーに!

リーダーは自由

リーダーが率先して動くのは当たりまえ。

では、イベント当日本番中にリーダーは何をするのがいいのでしょうか?

番忙しいコーナーに陣取る。1番いい場所でがっつり儲ける。れもこれも不正解。どこかのコーナーに専属で入ってしまうとダメ。

 

正解は「何も担当しないでフリーでいる」です。

本部席や受付を拠点として、会場内を巡回しながらトラブルの芽を事前につみとっていくのがあなたのし・ご・と。

もしお客さんがたくさん来ているのに、ポツンと暇そうにしているコーナーがあったなら、改善できるように手をうってください。

不慣れなメンバーがいたらフォローするべし。気をかけるべし。トラブル対応。来客への対応。こういったことがリーダーのおしごと。

人が足りない、時間が足りない。何も担当しないなんて難しいかもしれませんね。

メンバーが足りない時は進んで入っていくべきですが、一等地に陣取って進んでコーナーを運営する。できれば避けたいな。

イベントを盛り上げて、問題なく運営するのがリーダーのおしごと。

みんなに喜んでもらって、次以降のイベントに結び付けるのがおしごと。

そして一番たいせつなのが、関わるメンバーが楽しくなるようにすることだよ。

 

楽しみながらがんばってくださいね。そうそう、くれぐれも笑顔を大切に。

 

4.次のイベント運営のため。本番が終わるまでには次の準備をしておこう

明日次へのイメージ

長文にお付き合いいただき、ありがとうございます! このコーナーで最後です、もう少しの辛抱です。

 

さあイベントが終わった。次にむけてがるぞ~。そんな時に気をつけたいのが、あんまり時間をかけずに次へ進むこと。終わってからゆっくりしていると、どうしてもモチベーションが下がってくる。

始まるまでは、本番に向かってみんなモチベーションがあがって、イケイケどんどん。でも終わっちゃうとアフターフェスティバル。後のまつり

燃え尽きてチーンってなっちゃう。

一度火が消えちゃうともう一回点火するのはちと大変。だいぶ骨が折れるんだ。そこをわかってないと、イベントが終わってからアレレ?ってなっちゃう。わたしもこれで大変な目にあったことがあるんです。

 

このポイントはじゅうぶん気をつけてほしい。このあたりも踏まえてスケジュールを組んでおこう。

本番までは、いろんな準備で大変だけど、少しでいいので時間を作って、打ち合わせや雑談とかで次回の話をちょっとだけでもしておこう。

なんでもいいので、次回の新ネタや次につながるトピックスを用意しておくのがおススメだよ。

 

終了後の最初に打ち合わせ日程ぐらいは決めておこう。終わってしてうとメンバーも集まるのが難しい。みんな忙しいし、終わったら急いで集まろうという気持ちも無くなってしまう。

 

そして、本番終了後はすぐに打ち上げくらいはしておこう。でも、ただの飲み会にしちゃだめだよ少しは真面目な話しもしたいところ。

前に向かって進んでいこう。もちろん真面目な話しといっても、誰かを吊るし上げたり、厳しい反省会なんてしないでね。

 

お仕事でも、そうでなくてもイベントをやり遂げるのは大変、苦しいこともたくさんあると思う。そんな時に少しでもこのページが役に立ったら嬉しい。あなたのイベント運営が成功することを祈っています。

 

「企画が苦手だけど イベント担当を20年して分かった4つの企画ポイント」こちらを

 

イベント集客効果的な5つの告知方法はこちらを

 

Follow me!

投稿者: inoyan

関西の某デパートでイベント&催事の「企画・集客・運営」を20年。任意団体「かんさい まるまる劇場」座長もやってるよ。