町内会の提灯の写真

回覧板でチラシを回してもらう方法


回覧板でチラシを回してもらおう

イベントするなら、もちろんお客さんにたくさん来てもらいたい。

イベント会場の回りにたくさん住民の方々がいる時に思うのが、回覧板でチラシを回してもらいたい!!

でも、どうしたらいいのかわからない。そんなあなたのために。

 

「いのやん」はデパートの主催イベントで、町内会(※)の回覧板でチラシを回してもらったことがあるんだ。

※地域ごとに名称はバラバラ、自治会という場合もあるよ。

 

ふつうはそんなことあり得ないし、回してももらえない。

 

でも、イベント会場が公共性のある場所(公園)だったので、なんとかしてチラシを回覧してもらったんだ。

その時の経験から、回覧板でチラシを回してもらう方法を書きますね。

 

最初にお伝えしておきます。

もちろん簡単じゃないし、時間(数か月)も手間もかかります。

 

でも、それに見合うだけの効果があるので、チャレンジしてみる価値はありますよ。

 

まずは行政さんに相談

 

回覧版=町内の連絡事項。市区町村と密接な関係がもちろんある。

だから、行政さんの窓口を訪ねた。

 

基本的に町内会は市民調整や地域活動促進系の部門が窓口だ。

もちろん地域によって部署名は違うので、その地域の役所で聞いてみてください。

 

まずは、相談に行ってみよう。

 

どれだけ、地域の方々のためになるイベントなのかをお伝えするのが大切。

営利性の高いものは難しいからね。注意してね。

 

あと、何度も言うけどかなり時間がかかる。だいたい2~3か月前には動いていないと間に合わないからね。

 

で、相談するべきことは、

①最低でも市区町村からの後援名義をもらいたい

②連合町会(市区町村レベルでの町会の連合体)の有力者。だいたいが連合町会の会長さんを紹介してもらう。

 

①後援名義

これは行政窓口で相談すれば教えてくれるし行政さんのHP(例は東大阪市)見ればわかるよ。

 

②連合町会って何?

町内会って、小学校の校区ぐらいが1つの町内会。その校区ごとの町内会を束ねているのが「連合町会」

だいたいが、市区町村単位で1つの連合町会かな。

 

連合町会長さんに相談しよう

 

せっかく回覧板を回してもらうなら、広い範囲でお願いしたい。

「いのやん」もそうだったので、校区規模での町内会ではなく、市区町村全域の「連合町会」にお願いしたんだ。

ちなみに、名称は地域によって違うけど、町会の連合体なので「連合町会」って呼ばれている。

 

市町村の後援をもらったら、あなたのイベントが地域の方々の役に立つことを、連合町会長に説明してみよう。

で、「いのやん」お願いしてみた。

 

その結果、連合町会さんとの共催イベント(※)にできれば、回覧してもいいよ。ってなったんだ。

ありがたい!嬉しかった。会長さんには今でも本当に感謝しています。

※文字通り共に取り組むイベントだね。「主催」「共催」「協賛」「後援」の順で、後になるほど軽いかな。

 

でも、会長さんの一存では「共催」は決定できないので、会議にかけてもらうことにした。

だって共催じゃないと、なかなかチラシなんて回してくれないよ。

 

だって、地域の役に立つ・近所とかいう理由だけで回覧していたら、なんでもかんでもOKになっちゃうからね。

 

普通、共催となったらなんらかの費用やリスクを分担してもらうのが普通なんだけど、そこは「名義上」。

とはいっても、町内会さんからの要望は取り入れないといけない。

「いのやん」の場合は、イベントの参加費を気軽に参加できるくらいの価格に抑えるようにした。

 

こんな話をお願いするので、紹介してもらう町会長さんは、連合町会での会長や副会長が望ましい。

最初に偉いさんにお願いするのが大切だ。

 

もちろん、まだ終わらない。

町会長さんが集まった「連合町会」の会議が定期的にあるので、そこでイベントの趣旨・内容を説明して、その場でOKをもらう。

いのやんの時は月1回開催だったので、この会議スケジュールを把握しておくのも大切だ。

行政さんが知ってる場合があるよ。

 

ここが一番の山場だ。

その会議で全ての町会長さんにOKをもらわないといけない。

 

実は「いのやん」1勝1敗なんだ。

 

2つの市区町村に隣接する場所でのイベントだったので、両方で回覧板をお願いしたかったんだけど。上手くいかなくて。

某連合町会さんの会議で、事前に根回ししていなかった町会長さん(連合町会長じゃないよ)から反対されて、失敗。

行政長さんもフォローしてくれたんだけど、ほんと残念だったな。

要因は声の大きな町会長さんに話を通していなかった。これに尽きる。

 

フランクな方もたくさんいるけど、ちょっと難しい方もいらっしゃる。これは「いのやん」の準備不足が原因です。

 

仕分けが大変

 

無事、OKをもらえたら。あとは事務作業。

といっても、これもかなり大変。

1つの連合町会の中には10くらいの町内会があってね。

そして1つの町内会の中には地区が何個もあって、そしてその地区の中には班がたくさんある。

回覧板はこの「班」ごとに回覧されていく。

だから、すっごい数がいるんだよね。10地区×10班だとしても100枚。場所によって違うけど。

多いところなら500枚くらいはいくはずだ。

もちろん、全て地区別に仕分けして渡さないといけない。

「いのやん」の時は、町内会が10個だったから、10箇所に自治会館に仕分けしたチラシをお届け。

か~なり手間で時間もすっごいかかるけど、(仕分けだけで、1人でしたら30時間くらいかな)。

効果は絶大なのでお願いしてみて損はないよ。

 

豆知識

①チラシの下部に「ハンコ」を押す枠を作っておくといいよ。

②町内には掲示板もある。合わせてお願いしよう。

 

Follow me!

投稿者: inoyan

関西の某デパートでイベント&催事の「企画・集客・運営」を20年。任意団体「かんさい まるまる劇場」座長もやってるよ。